Öğrenci İşleri

                                              
ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ GÖREV TANIMI
Birim Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Öğrenci İşleri Birimi
Görev Adı Öğrenci İşleri Birimi Görevlisi
Amiri Yüksekokul Sekreteri (Ali SARI)
Sorumluluk Alanı Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Öğrenci İşleri Birimi Alanına Giren Genel İş ve işlemler
Görevin Amacı Meslek Yüksekokulumuz önlisans öğrenci işleri bölümünde yer alan işlemleri belirlenen hedefler ve mevzuat çerçevesinde yerine getirmek.
Temel İş ve Sorumluluklar GÖREVİ VE SORUMLUKLULAR
  • Önlisan-Lisans eğitim-öğretim ve sınav yönetmeliği ile yönetmelik değişiklerini takip eder, duyurularını yapar.
  • Öğrenci işleri ile ilgili aylık / dönemlik olağan yazışmaları hazırlar ve Yüksekokul Müdürlüğü’ne sunar.
  •    Öğrencilerin tecil, not döküm belgesini, kayıt dondurma işlemlerini, burs başarı belgelerini, geçici mezuniyet belgelerini, öğrenci disiplin soruşturmaları sonucunu vb. dokümanları hazırlar.
  • Öğrencilerin yatay geçiş işlemleri ile ders muafiyet istekleri için gerekli belgeleri hazırlar.
  • Öğrencilerin not döküm ve ilişik kesme belgelerini takip eder.
  • Uygulama dersleri ile ilgili her türlü yazışmaları ve işlemleri yapar.
  • Ders kayıt işlemleri ile ilgili gerekli hazırlıkları yapar ve sonuçlandırır.
  • Öğrencilerle ilgili her türlü duyuruları yapar.
  • Öğrenci kimlik ve bandrollerinin dağıtım işlemlerini yapar.
  • Her yarıyıl sonunda not döküm listelerinin bilgisayar çıktılarının öğretim elemanlarına imzalatılması ve dosyalanarak arşivlenmesini yapar.
  • Öğrencilerle ilgili her türlü evrakların arşivlenmesini yapar.
  • Yatay geçiş kontenjanlarının ilanı ve yatay geçişle kabul edilen öğrencilerin işlemlerinin yapılması .
  • Her yarıyıl sonunda başarı oranlarını tanzim eder.
  • Mazereti nedeniyle sınavlara giremeyen öğrencilerin Yüksekokul Kurulu kararlarının ilgili bölümlere ve öğrencilere bildirir.
  • Mezuniyet için gerekli sınavlar ile not yükseltme sınavları için gerekli çalışmaları yapar ve sonuçlandırır.
  •    Meslek Yüksekokulda yapılan öğrenci konseyi ve temsilciliği ile ilgili işlemleri yapar.
  •    Meslek Yüksekokulumuza alınacak öğrenci kontenjanları ile ilgili hazırlık çalışmalarını yapar.
  • Öğrencilerle ilgili her türlü işin Öğrenci Bilgi Sistemi (OBİS) Programına girilmesi işleminin yapılması.
  • Öğrenci belgeleri, not belgesi ve öğrencilerin resmi kurumların istediği belgeleri hazırlamak, öğrencilerle ilgili tüm yazışmaları yapmak.
  • Üniversitemiz yıllık rehberinde okulumuzla ilgili bölümleri hazırlamak.
  • Öğrencilerin burs başvurularını değerlendirmek.
  • Öğrencilerin stajlarıyla ilgili yazışmaları yapmak.
  •    Bölümlerde dereceye giren öğrencilerin tespitini yapar.
  •    Her yarıyıl içinde bölümlerin sınav programlarını ilan eder ve öğrencilere duyurur.
  •    Öğrenci bilgilerinin otomasyon sistemine girilmesini takip eder.
  •    Ders kayıt tarihlerinden önce sınıf şubeleri ile dersi yürütecek öğretim elemanlarının bilgilerini web sayfası veri tabanına girer.
  •    Yüksekokul Müdürlüğü’nün görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapar. 
  • Öğrencilerin dosyalarının düzenlenmesi ve ilgili birimlere gönderilmesi,
  • Belge istek dilekçelerinin alınması.
 
Diğer İşler
  • Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yerine getirmek.
  • Kendisi olmadığı zamanlarda görevlerinden Teknisyen Adem MANAV sorumludur.
Yetkileri
  • EBYS Sistemi (Elektronik Bilgi Yönetimi Sistemi)
  • OBİS (Öğrenci Bilgi Sistemi)
  • Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak, Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek.
Bilgi-Beceri ve Yetenekler Gerekli mevzuat konusunda bilgi sahibi olmak;
  • YÖK ve RTEÜ Yönetmelikleri/Yönergeleri.
  • Başbakanlık 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı konulu Genelge.
  • Yüksekokulların görevleri hakkında genel bilgiye sahip olmak.
  • 657 sayılı Kanun ve buna bağlı düzenlemeler.
  • Resmi Yazışma kuralları hakkında usul ve esaslar.
  • Öğrenci işlemleri ile ilgili mevzuatı bilmek.
  • Temel Düzeyde Bilgisayar ve internet, Ofis Programları, yazılım programlarını ve Ofis Gereçlerini Kullanabilme,
  • Analitik Düşünebilme, Analiz Yapabilme, Değişime ve Gelişime Açık Olma,
  • Kurumsal ve Etik İlkelere Bağlı
  • İleri düzey yazılı ve sözlü iletişim ve anlatım becerisi
  • Sorun çözme, Sorumluluk Alabilme
  • Üst ve astlarla diyalog
  • Kurumsal ve Etik İlkelere Bağlı, Misyon ve Vizyona uygun hareket etme
  • Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak.
 
  Hazırlayan Onaylayan
Adı –Soyadı 
Görevi                                                                 
………/………/2017 ………/………/2017
   
Ali SARI
Yüksekokul Sekreteri
Yrd. Doç. Dr. Bahar KEFELİ ÇOL
Müdür
Bu dokumanda açıklanan görev tanımını okudum. Görevimi belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ediyorum.
 
Ad-Soyadı/Ünvanı                Tarih                                          İmza
Yusuf ALAN
Bilgisayar İşletmeni
………/………/2017  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ARŞİVLEME VE DOSYALAMA HİZMETLERİ
 
 
1 BİRİMİ Yüksekokul Müdürlüğü
2 BİRİMLER Bütün Birimler
3 SORUMLULAR Tüm Birim Personeli
4 A- Arşivleme ve dosyalama hizmetleri:
  • Yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
  • İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
  • Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi sorumludur.
  • Eski yıllara ait olup kullanılmasına gerek kalmayan defter, yazışma dosyaları ve 5 yıl önceye ait alındı ve çek dip koçanları ile diğer belgeler kaydedilerek arşive kaldırılır.
  • Arşiv defteri yıllar itibarıyla kısımlara ve kısımlar da kaydedilecek belgelerin çeşitlerine göre bölümlere ayrılır. Arşive kaldırılacak belgeler her yıl için birden başlamak üzere numara verilmek suretiyle ilgili sayfalara sırayla kaydedilir. Bunların defterde alacakları sıra numaraları kaldırılan defter, dosya ve deste hâlindeki dip koçanlı basılı kâğıtların üzerlerine de yazılır.
  • Eski yıllara ait bu defter ve belgeler, arşiv defterindeki sıra numaralarına göre arşivde düzenli bir şekilde yerlerine konulur. Herhangi bir yıla ait bir defter ya da dosyanın çıkarılması gerektiğinde, defterdeki kaydı bulunarak “açıklama” bölümünde kime ya da nereye verildiği belirtilir. Çıkarılan eski evrak tekrar arşivdeki yerine konulurken defterin “açıklama” bölümündeki not iptal edilir.
  • Alındı, çek ve teslimat müzekkeresi gibi dip koçanlı ve sıra numarası taşıyan belgeler arşive kaldırılırken deftere birer birer yazılmaz. Bunlar cins ve cilt numaralarına göre desteler haline getirilerek başlangıç ve bitiş numaraları yazılır.
  •  
  • Göreviyle ilgili evrak, eşya araç ve gereçleri korumak ve saklamak,
  • Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek,
  • Kullanmakta olduğu araç ve gereçleri her an hizmete hazır bir şekilde bulundurulmasını sağlamak,
  • Daire Başkanının vereceği diğer iş ve işlemleri yapmak,
  • Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak,
                                               Hazırlayan                                                                      Onaylayan
Adı –Soyadı
Görevi
………/………/2017 ………/………/2017
Ali SARI
Yüksekokul Sekreteri
Yrd. Doç. Dr. Bahar KEFELİ ÇOL
Müdür